Implementasi Pengarsipan Elektronik
Memahami tahapan-tahapan filing system
Memahami standar waktu maksimum temu balik (retrievel) dokumen
A. BACKGROUND
Tingginya tingkat persaingan organisasi bisnis dewasa ini semakin
menuntut adanya proses perbaikan pengelolaan dokumen yang harus
dilakukan oleh bagian administrasi dokumen (admin) pada setiap
departemen dalam organisasi ataupun sekretaris pada setiap level dari
organisasi dengan konsep yang logis dan sistematis berdasarkan
kebutuhan dan kepentingan organisasi agar pemanfaatan dokumen tersebut
baik itu berupa paper document ataupun soft document (dokumen hasil
scanning, *.jpg, *.pdf atau dokumen yang dihasilkan oleh program
elektronik, seperti file dengan akhiran *.xls, *.xlsx, *.doc, *.docx,
*.ppt, *.pptx) dapat dimaksimalkan sehingga dapat meningkatkan
services, baik kepada internal customer ataupun external customer.
Proses perbaikan pengelolaan dokumen yang harus segera dilakukan oleh
bagian secretary ataupun admin dokumen adalah membuat dan
mengembangkan sistem penataan file (File Cataloguing System) baik
untuk file dokumen incoming letter ataupun outgoing letter pada media
penyimpanan komputer untuk mendukung penyimpanan dan pembuatan sistem
temu balik digital document ataupun paper document pada lemari filing
ataupun gudang arsip (document tracking system).
Minimnya penggunaan aplikasi komputer terutama aplikasi Excel
2007/2010 yang umumnya selama ini digunakan oleh para secretary atau
admin perusahaan menyebabkan sulit untuk mewujudkan dan
mengimplementasikan hal tersebut di atas.
Padahal dengan hanya menggunakan aplikasi Excel 2007/2010 yang sudah
ada ditambah sedikit saja penggunaan teknologi VBA-nya (Visual Basic
Application), para secretary atau admin tersebut dapat membuat dan
mengembangkan sendiri aplikasi File Cataloguing System ) baik untuk
soft atau hard document dengan document tracking system-nya untuk file
dokumen incoming letter dan outgoing letter.
B. OBJECTIVES
Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu untuk :
1. Memahami tujuan dan manfaat dari pengelolaan dokumen.
2. Memahami konsep dokumen dalam definisi file, records dan archive.
3. Memahami konsep dua model dalam pengelolaan arsip ; Life Cycle
Model and Records Continuous Model.
4. Memahami standar implementasi digitalisasi dokumen berdasarkan
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 tentang
Informasi dan Transaksi Elektronik.
5. Memahami standar implementasi waktu penyimpanan dokumen perusahaan
(jadwal retensi dokumen) dan pemusnahan dokumen perusahaan
berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009.
6. Memahami konsep records management system dan electronics document
filing system.
7. Memahami konsep mail handling baik untuk incoming letter ataupun
outgoing letter.
8. Memahami tahapan-tahapan filing system.
9. Memahami 3 metode filing system.
- Memahami prosedur pemberkasan arsip
- Memahami konsep dari 5 macam sistem pengindeksan dokumen.
- Memahami standar waktu maksimum temu balik (retrievel) dokumen.
- Memahami konsep digitalisasi dokumen dengan metode scanning OCR,
ICR dan OMR. - Mengetahui kapan membuat digitalisasi dokumen dengan *.pdf atau
*.jpg. - Mampu membedakan dan membuat proses digitalisasi dokumen untuk
*.pdf statis dan *.pdf edit dengan mesin scanner untuk file
dokumen incoming letter dan outgoing letter. - Mampu membuat jadwal retensi dokumen untuk untuk file incoming
letter dan outgoing letter dengan Excel 2007/2010. - Mampu membuat File Cataloguing System untuk file incoming letter
dan outgoing letter dengan Excel 2007/2010 dan Visual Basic
Application (VBA). - Mampu membuat Document Tracking System untuk file incoming letter
dan outgoing letter dengan Excel 2007/2010. - Membuat Document Category Report untuk file incoming letter dan
outgoing letter dengan Excel 2007/2010. - Membuat Otomatisasi Nomor Surat Keluar dengan Excel 2007/2010.
- Mampu membuat form – form sheet aplikasi yang sudah dibuat menjadi
aman dari perubahan entry data yang tidak diperkenankan (entry
yang diproteksi dan yang tidak diproteksi), rumus yang tidak bisa
dihapus, bahkan tidak bisa dilihat oleh user. - Memahami aspek-aspek yang harus diperhatikan dalam implementasi
sistem arsip elektronik. C. SYLLABUS- Tujuan pengelolaan dokumen.
- Manfaat pengelolaan dokumen.
- Definisi file, records dan archive.
- Life Cycle Model Concept.
- Records Continuous Model Concept.
- Digitalisasi dokumen berdasarkan UU RI No. 11 Th 2008 tentang ITE.
- Standar Penerapan Pengelolaan Dokumen Perusahaan berdasarkan UU RI
No. 43 th 2009. - Records management system fundamentals.
- Electronics document filing system fundamentals.
- Mail handling concept.
- Step by step of filing system.
- Filing system distribution methods.
- Prosedur pemberkasan arsip.
- 5 macam sistem pengindeksan dokumen.
- Standar waktu maksimum temu balik (retrievel) dokumen.
- Konsep digitalisasi dokumen dengan metode scanning OCR, ICR dan
OMR. - Digitalisasi dokumen dengan *.pdf atau *.jpg.
- Digitalisasi dokumen untuk *.pdf statis dan *.pdf edit dengan
mesin scanner. - Membuat Jadwal retensi dokumen dengan Excel 2007/2010.
- Membuat File Cataloguing System dengan Excel 2007/2010 dan Visual
Basic Application (VBA). - Membuat Document Tracking System dengan Excel 2007/2010.
- Membuat Document Category Report Summary dengan Excel 2007/2010.
- Membuat Otomatisasi Nomor Surat Keluar dengan Excel 2007/2010.
- Menambahkan metode Allow Users to Edit Ranges, Hidden protection
and Protect Sheet pada Form – form sheet aplikasi yang sudah
dibuat dengan Excel 2007/2010. - Aspek-aspek yang harus diperhatikan dalam implementasi sistem
arsip elektronik. TRAINING METHOD:
Terangkan – Tunjukkan – Lakukan
Dengan metode ini Anda akan mengenal subyek pelatihan secara lebih
baik, karena langsung ditunjukkan oleh trainernya, dan diajak langsung
untuk mempraktekannya. D. AUDIENCE TARGET
Staff atau Leader yang bertanggung jawab dalam proses filing document
Jadwal training accounting, taxation and auditing at coal for oil and gas industry terbaru :
- Batch 1 : 7 – 8 Januari 2026
- Batch 2 : 11 – 12 Februari 2026
- Batch 3 : 4 – 5 Maret 2026
- Batch 4 : 8 – 9 April 2026
- Batch 5 : 6 – 7 Mei 2026
- Batch 6 : 10 – 11 Juni 2026
- Batch 7 : 8 – 9 Juli 2026
- Batch 8 : 5 – 6 Agustus 2026
- Batch 9 : 9 – 10 September 2026
- Batch 10 : 14 – 15 Oktober 2026
- Batch 11 : 4 – 5 November 2026
- Batch 12 : 2 – 3 Desember 2026
Catatan : Jadwal dapat menyesuaikan dengan kebutuhan anda dengan catatan kuota peserta minimum 2 (dua) peserta terpenuhi.
Biaya dan Lokasi training accounting, taxation and auditing at coal for oil and gas industry terupdate :
Lokasi :
Jakarta : Hotel Amaris Kemang, Amaris Tendean,Trinity Hotel, Ibis Budget.
Bandung : Hotel Santika, Hay Hotel,Ibis Style, Novotel Hotel, Golden Flower Hotel, 1O1 Hotel, Grand Tjokro Hotel, Tune Hotel, Four Point by Sheraton Hotel .
Yogyakarta : Hotel NEO+ Awana, Cordela Hotel,Ibis Style, Boutique Hotel, Cavinton Hotel, Mutiara Hotel, Dafam Malioboro Hotel, Prima Inn Hotel .
Surabaya : Novotel Hotel, Ibis Center Hotel, HARRIS Hotel, Favehotel, Alana Hotel .
Malang : Amaris Hotel, The 1O1 Hotel, Ibis Style Hotel, El Hotel, Whiz Prime Hotel .
Bali : Ibis Kuta, Fontana Hotel, HARRIS Hotel & Conventions .
Lombok : Favehotel, Novotel Lombok, D Praya Hotel .
Catatan : Biaya diatas belum termasuk akomodasi/penginapan.
Investasi training akuntansi untuk migas murah :
Investasi pelatihan selama tiga hari tersebut menyesuaikan dengan jumlah peserta (on call). *Please feel free to contact us.
Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.
Fasilitas training perpajakan dalam industri tambang, minyak dan gas murah :
1. FREE Airport pickup service (Gratis Antar jemput Hotel/Bandara)
2. FREE Akomodasi Peserta ke tempat pelatihan .
3. Module / Handout training akuntansi pertambangan umum terupdate .
4. FREE Flashdisk .
5. Sertifikat training accounting, taxation and auditing at coal for oil and gas industry terupdate .
6. FREE Bag or bagpackers (Tas Training) .
7. Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, etc) training akuntansi untuk migas terbaru .
8. 2xCoffe Break & 1 Lunch, Dinner.
9. Souvenir .Technorati Tags: training accounting,taxation and auditing at coal for oil and gas industry pasti jalan,training akuntansi pertambangan umum pasti jalan,training akuntansi untuk migas pasti jalan,training perpajakan dalam industri tambang,minyak dan gas pasti jalan,pelatihan accounting,pelatihan akuntansi pertambangan umum pasti running
