Sistem Pengarsipan & Manajemen Dokumen Elektronik
Pembenahan Arsip Fisik
Migrasi Ke Efiling
* Apakah konvensional filing yang ada di perusahaan Anda sudah
optimal?
* Apakah perusahaan Anda sudah membuat electronic filing yang
efisien, dalam mengelola arsip dan dokumen yang ada?
* Apakah filing system yang diterapkan dalam perusahaan Anda sudah
optimal, mudah ditemukan yang berkepentingan jika sewaktu-waktu
diperlukan?
* Bagaimana mengorganisasikan semua arsip dan dokumen agar efektif,
efisien, optimal dan dapat diakses dengan cepat dari mana saja,
oleh siapa saja dan kapan saja?Dokumen & arsip fisik yang telah ada saat ini, hanyalah sebagian kecil
dari khazanah pengetahuan yang dimiliki perusahaan. Setelah suatu
dokumen dianggap final, kita & para pengguna dokumen perlu mengetahui
dokumen apa saja yang dianggap vital, penting & berguna. eFiling
memudahkan proses review & edit dari beragam dokumen, serta memberikan
Business Intelligence Information yang tidak hanya tepat, tetapi juga
mudah dimengerti & ditindak-lanjuti.
Beberapa manfaat langsung eFiling:
1. Mengurangi penggunaan formulir kertas & memastikan kelengkapan
pengisian checklist & workflow.
2. Mempermudah akses ke khazanah (central file) untuk menampilkan
mockup, draft, process flowcharts, sketch, memo voice & video,
arsip, rekaman, pengetahuan tertulis, Quality Manual, Standard
Operating Procedures, Work Instruction.
3. Mempermudah kerjasama (kolaborasi) antar pengguna yang tersebar di
berbagai lokasi (pekerja kantor, lapangan, site dlsb) untuk
mengubah & memperbaharui kurikulum, modul, bahan bacaan, kuis &
ujian secara on-line.
4. Mempermudah pengorganisasian pekerjaan individu maupun kelompok
(memantau jadwal, target & hasil, baik di dalam kantor maupun di
luar kantor; mengikuti rapat online; menyelesaikan to-do,
mengorganisir notes & koleksi multimedia, memberikan tugas maupun
menetapkan reminders, di mana saja, kapan saja).
Apa yang Anda Peroleh Setelah Mengikuti Pelatihan Ini?
1. Terampil menyusun serta mensosialisasikan kebijakan kearsipan
elektronik (eFiling).
2. Terampil menyusun prosedur pembuatan, review, edit, publikasi
dokumen elektronik.
3. Terampil menyusun kebijakan penyimpanan, pengkodean, indeks &
lokasi arsip elektronik serta menjelaskan dengan gambling kepada
karyawan, terutama kepada para profesional (insinyur, dll),
sehingga mereka dapat menerima penjelasan (sosialisasi) secara
bijaksana.
4. Terampil menjabarkan hasil audit eFiling & menyusun langkah tindak
lanjutnya.
5. Paham tujuan, lingkup, tanggung jawab, aktifitas, proses &
kompetensi yang harus dimiliki pengelola arsip profesional, baik
arsip fisik maupun elektronik.
6. Paham suka duka mengelola dokumen & arsip.
Siapa yang Harus Ikut Pelatihan Ini?
IT, Sekretaris, Pimpinan Proyek, Office Manager, Office
Administration.
Apa yang dipelajari dalam Pelatihan Ini?
* Modul 01 Paradigma & Filosofi Electronic Filing & Document
Management System
* Modul 02 Sharing & Studi Kasus Mengenai Beragam Contoh
Implementasi eFDM Di Sejumlah Sektor/Industri
* Modul 03 Langkah Implementasi 1: Pembenahan Arsip Fisik
* Modul 04 Langkah Implementasi 2: Migrasi Ke Efiling
* Modul 05 Quick Win 1
* Modul 06 Quick Win 2
* Modul 07 Fraud Prevention & Risk Management
* Modul 08 Disaster Recovery & Business Continuity
Detail Sesi:
Modul 01 – Paradigma & Filosofi Electronic Filing & Document
Management System
* Memahami perkembangan sistem arsip konvensional & elektronik.
* Membahas perbedaan antara karakteristik bisnis & implikasi
terhadap sistem arsip elektronik: pemilihan database, keamanan
(security level), GIS (Geo-tagging) & Fraud Prevention.
* Membahas permasalahan teknis dalam eFDM: metode, tata waktu, tata
administrasi.
* Membahas aspek hukum & legal eFiling.
* VIDEO: Microsoft Future Technology, Database Choices, Distributed
Architecture & Security.
* SHARING & DISKUSI KELOMPOK.
Modul 02 – Sharing & Studi Kasus Mengenai Beragam Contoh Implementasi
eFDM Di Sejumlah Sektor/Industri
* Membahas tren kebutuhan baru: akses via handheld & tablet.
* Membahas beragam contoh implementasi eFDM di sejumlah
sektor/industri antara lain:
+ Kebutuhan akses dari sejumlah lokasi secara sekaligus.
+ Kebutuhan memudahkan pembiasaan melalui aplikasi office/word.
+ Kebutuhan menyimpan data gambar teknis.
+ Kebutuhan kemudahan mengakses dokumen elektronik yang sudah
terlebih dahulu ada.
+ Kebutuhan mengakses & mengarsip email.
* VIDEO: Web, Word & AutoCAD Intergration, Import Existing Files,
eMail Indexing.
* STUDI KASUS: membahas contoh di perbankan, keuangan, asuransi,
manufaktur & kedokteran.
Modul 03 – Langkah Implementasi 1: Pembenahan Arsip Fisik
* Memahami kategori & klasifikasi dokumen.
* Memahami indeks & kode arsip.
* Memahami hak akses (public & non-public), map of location & PiC.
* Membahas peluang implementasi Barcoding, RFID & GIS dalam sistem
arsip fisik.
* Membahas penyusutan dokumen secara bertahap.
* TIPS & TRICKS: membahas pemakaian filing cabinet dengan baik &
benar.
* TIPS & TRICKS: membahas indeks, klasifikasi, kode & PiC, lokasi &
akses.
* TIPS & TRICKS: membahas contoh produk penyimpanan (compacto &
pronto).
* TIPS & TRICKS: membahas contoh produk penyusutan arsip (ideal).
Modul 04 – Langkah Implementasi 2: Migrasi Ke Efiling
* Memahami alat bantu Self-Audit & 5S/5R Patrol: Daftar Induk
Dokumen, Daftar Tipe Dokumen, Daftar PiC, Daftar Lokasi
Penyimpanan.
* Membahas implementasi elektronik dari indeks, klasifikasi, kode &
PiC, lokasi & akses.
* VIDEO: Attribute linking, Reference File Management, Sending Links
Not Documents, Version Control.
* SIMULASI: membahas kasus implementasi eFDM secara step-by-step.
* SIMULASI: menerapkan prinsip sistem arsip elektronik dengan Excel,
eFiling & DMS.
* TIPS & TRICKS: menggunakan Self-Audit & 5S/5R Patrol: Daftar Induk
Dokumen, Daftar Tipe Dokumen, Daftar PiC, Daftar Lokasi
Penyimpanan.
* TIPS & TRICKS: membahas produk konversi: high-speed scanner (DR),
kamera, handycam.
Modul 05 – Quick Win 1
* Membahas konsep pencarian menurut keyword & metadata.
* Meningkatkan komunikasi & membangun trust dengan peningkatan
interaksi antar user & lintas komunitas.
* VIDEO: Content Searching, Knowledge Groups, eTransmittals,
GoogleDocs, Google Calendar.
* TIPS & TRICKS: membahas teknik Social Media untuk meningkatkan
interaksi.
Modul 06 – Quick Win 2
* Memahami sistem otentikasi: konvensional, watermark, digital
signature.
* Membahas kemudahan pengecekan serta ketelitian tinggi dalam modul
Optical Character Recoqnition untuk mendeteksi perubahan &
pemalsuan.
* Membahas penyelarasan proses kerja dengan worklow & sistem
otorisasi elektronik
* VIDEO: Project Wizard, Workflow, RImage (Replicator, Duplicator,
Protector).
* TIPS & TRICKS: menjaring informasi dengan on-line survey.
Modul 07 – Fraud Prevention & Risk Management
* Membahas konsep dasar manajemen resiko.
* Membahas keterkaitan dengan sistem manajemen resiko & permasalahan
dalam sistem arsip konvensional.
* Membahas integrasi dengan sistem informasi publik: catatan sipil,
daftar debitur, otoritas pajak, public records.
* SHARING & DISKUSI KELOMPOK.
* SIMULASI: menggunakan Open Source Software (OSS) sebagai modul
kolaborasi (video conferencing) dalam eFDM.
* SIMULASI: menggunakan Open Source Software (OSS) sebagai modul
manajemen identitas (single signage) dalam eFDM.
Modul 08 – Disaster Recovery & Business Continuity
* Memahami sistem kontinuitas bisnis: konvensional, remote site,
cloud.
* Membahas berbagai hal yang harus dipersiapkan sebelum implementasi
dan/atau perubahan sistem arsip.
* Membahas rencana implementasi sistem arsip baru (perubahan sistem)
untuk memperbaiki security & ease-of-use.
* SHARING & DISKUSI KELOMPOK.
* SIMULASI: menggunakan Open Source Software (OSS) sebagai modul
manajemen proyek (redmine), pengetahuan (wiki) & live feed (RSS,
Snaplogic) dalam eFDM.
** PESERTA DIHARAPKAN MEMBAWA LAPTOP/ NETBOOK/PORTABLE
HARDDISK/FLASHDISK UKURAN BESAR untuk praktik, demo & menyimpan
aplikasi & dokumen pendukung workshop.**
Siapa Fasilitator Kami?
Para Konsultan, pembicara tamu dan praktisi dengan pengalaman
bertahun-tahun di bidangnya masing-masing. Fasilitator utama sebagian
besar memiliki pendidikan pasca sarjana dan berpengalaman sebagai
praktisi di perusahaan multinasional, nasional dan bisnis sendiri
(sebagai owner).
Jadwal Pelatihan Galeri Training Tahun 2025 :
- Batch 1 : 7 – 8 Januari 2026
- Batch 2 : 11 – 12 Februari 2026
- Batch 3 : 4 – 5 Maret 2026
- Batch 4 : 8 – 9 April 2026
- Batch 5 : 6 – 7 Mei 2026
- Batch 6 : 10 – 11 Juni 2026
- Batch 7 : 8 – 9 Juli 2026
- Batch 8 : 5 – 6 Agustus 2026
- Batch 9 : 9 – 10 September 2026
- Batch 10 : 14 – 15 Oktober 2026
- Batch 11 : 4 – 5 November 2026
- Batch 12 : 2 – 3 Desember 2026
peserta minimum 2 (dua) peserta terpenuhi.
Biaya dan Lokasi training pengenalan coaching, counseling & mentoring terbaru :
Lokasi :
Jakarta : Hotel Amaris Kemang, Amaris Tendean,Trinity Hotel, Ibis Budget.
Bandung : Hotel Santika, Hay Hotel,Ibis Style, Novotel Hotel, Golden Flower Hotel, 1O1 Hotel, Grand Tjokro Hotel, Tune Hotel, Four Point by Sheraton Hotel .
Yogyakarta : Hotel NEO+ Awana, Cordela Hotel,Ibis Style, Boutique Hotel, Cavinton Hotel, Mutiara Hotel, Dafam Malioboro Hotel, Prima Inn Hotel .
Surabaya : Novotel Hotel, Ibis Center Hotel, HARRIS Hotel, Favehotel, Alana Hotel .
Malang : Amaris Hotel, The 1O1 Hotel, Ibis Style Hotel, El Hotel, Whiz Prime Hotel .
Bali : Ibis Kuta, Fontana Hotel, HARRIS Hotel & Conventions .
Lombok : Favehotel, Novotel Lombok, D Praya Hotel .
Catatan : Biaya diatas belum termasuk akomodasi/penginapan.
Investasi training konsep counseling murah :
Investasi pelatihan selama tiga hari tersebut menyesuaikan dengan jumlah peserta (on call). *Please feel free to contact us.
Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.
Fasilitas training prinsip mentoring murah :
1. FREE Airport pickup service (Gratis Antar jemput Hotel/Bandara)
2. FREE Akomodasi Peserta ke tempat pelatihan .
3. Module / Handout training pengenalan coaching, counseling & mentoring terupdate .
4. FREE Flashdisk .
5. Sertifikat training coaching, counseling & mentoring terupdate .
6. FREE Bag or bagpackers (Tas Training) .
7. Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, etc) training konsep counseling terbaru .
8. 2xCoffe Break & 1 Lunch, Dinner.
9. Souvenir .
